Déclaration de confidentialité

1 Introduction

Remarque préalable. Nous respectons la vie privée de nos clients et visiteurs de notre site Web. Nous traitons donc vos données personnelles avec soin. Par le biais de cette politique de confidentialité, nous tenons à vous informer de la manière dont nous traitons vos données personnelles lorsque vous utilisez ce site, ainsi que lorsque vous utilisez nos services.

Introduction à la protection des données personnelles. Depuis le 25 mai 2018, un nouveau règlement européen détermine vos droits en ce qui concerne vos données personnelles. Les concepts les plus importants de cette nouvelle législation (appelée RGPD) sont les personnes concernées, les données personnelles et le traitement. La personne concernée, c'est vous, la personne physique qui visite ce site ou qui utilise nos services. Vos données personnelles sont toutes les données qui vous concernent : il peut s’agir de votre nom, de votre adresse e-mail, mais aussi du fait que vous nous avez contacté via un formulaire de contact, ou du contrat que vous avez conclu avec nous. Ce que nous faisons avec vos données personnelles s’appelle le traitement. Cela va de la demande, de la conservation à l'utilisation, et autres finalités diverses.

2 Quelles données personnelles ?

Pourquoi traitons-nous vos données personnelles ? Nous traitons vos données personnelles afin de vendre ou de louer votre bien, de trouver un bien correspondant à vos désidérata et besoins parmi les biens que nous louons et vendons, ainsi que pour vous permettre de rester informé des biens qui peuvent vous intéresser.

Sur quelle base légale traitons-nous vos données personnelles ? Toute utilisation de vos données personnelles doit avoir une base légale, "licite". Nous traitons vos données sur base de notre intérêt légitime, de votre consentement, de la phase précontractuelle, de l'exécution d'un accord, et de l'obligation légale.

Nous avons parfois «l’obligation légale» de demander des données personnelles.
Par exemple, établir un compromis de vente nécessite votre numéro de registre national.

Pour certaines questions, telles que l'envoi de newsletter par courrier électronique, nous demandons votre consentement. Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement. Cela peut être fait facilement, généralement en cliquant sur le bouton «désinscrire» que vous trouverez dans chacun de ces e-mails.

Nous conservons également des données basées sur notre «intérêt légitime». Cet intérêt légitime comprend à ce que vous pouvez vous attendre en tant que client, que nous traitions en tant qu'agents immobiliers pour effectuer correctement notre travail. Cela concerne, par exemple l'établissement de listes de candidats-acquéreurs ou d'informations spécifiques importantes dans le contexte de certains biens ou de certains clients.

Enfin, nous avons évidemment besoin de données personnelles pour pouvoir exécuter le contrat qui nous lie à vous, telles que vos coordonnées.

Quelles données personnelles conservons-nous de vous ? Les données personnelles que nous conservons à votre sujet dépendent de la relation que vous entretenez avec nous. Nous appelons cela les catégories de personnes concernées.

Relation

Description

VISITEUR

La personne physique qui visite le site sans se faire connaître et sans fournir de données personnelles.

SERVICES GRATUITS

La personne physique qui utilise nos services gratuits (tels que les recherches personnalisées, l'estimation gratuite d’un bien, le formulaire de contact) sans signer de contrat.

CANDIDAT-LOCATAIRE

Le candidat-locataire qui, dans le cadre d’un bien spécifique ou dans le cadre de la recherche d'un bien locatif en général, nous fournit des informations détaillées, et éventuellement visite un ou plusieurs biens.

CANDIDAT-ACQUÉREUR

Le candidat-acquéreur qui nous fournit des informations dans le contexte d'un bien spécifique ou dans le contexte de la recherche d’un bien en général, et visite éventuellement un ou plusieurs biens.

PROPRIÉTAIRE

Le propriétaire, avec lequel un mandat de location est conclu.

VENDEUR

Le vendeur, avec lequel un mandat de vente est conclu.

RÉSIDENT

La personne qui réside dans un bien, lorsque cette personne n'est pas le propriétaire ou le vendeur dans la transaction.

PROSPECT

La personne physique qui nous contacte ou que nous contactons en vue de la vente ou de la location d’un bien relatif à cette personne.

Nous traitons ci-dessous des différentes catégories de clients, comment nous traitons vos données personnelles, si vous pouvez vous opposer à ce traitement, et quelles en sont les conséquences. Ensuite, nous examinons les droits que vous avez à notre égard en tant que personne concernée.

Quelles données personnelles traitons-nous du visiteur ? Si vous, en tant que visiteur de notre site Web, ne partagez aucune donnée personnelle, nous ne conserverons aucune donnée personnelle. Selon les paramètres du navigateur, des cookies peuvent être placés sur l'appareil de l'utilisateur. Voir la Politique de Cookies.

Quelles données personnelles traitons-nous pour les services gratuits ? Certains de nos services sont entièrement gratuits. Dans ce cas, nous traitons uniquement les données requises pour ce service.

Ces services incluent : créer un profil, sauvegarder des recherches, demander une estimation gratuite de votre bien, remplir un formulaire de contact, s'abonner à une newsletter. Lors de la création d'un profil, les données suivantes peuvent être demandées : données d'identification et coordonnées. Lors de l'enregistrement d'une recherche, en plus d'une adresse électronique, les informations nécessaires ou utiles à la compilation de la requête demandée sont enregistrées. Une estimation gratuite de votre propriété nécessite un certain investissement et il est normal que nous puissions conserver diverses données personnelles, telles que les données du bien, les données d'identification, les coordonnées, la raison de la demande de l'estimation. La réalisation d'une estimation gratuite implique l'autorisation de collecter ces données. Une fois qu'une estimation a été faite, nous conservons cette estimation, à la fois sur la base de votre consentement et d'un intérêt légitime, et d'une éventuelle responsabilité de cette estimation.

Lorsque vous remplissez un formulaire de contact, nous enregistrons vos coordonnées et votre question ou commentaire ainsi que toute autre communication. Lorsque vous vous inscrivez à une newsletter, votre adresse e-mail sera enregistrée.

Sauf comme indiqué ci-dessus, tout traitement a lieu dans le cadre de votre consentement.

Nous conservons ces données personnelles tant que le traitement est en cours et jusqu'à 6 mois ou plus après votre dernière activité.

Quelles données personnelles du candidat-locataire traitons-nous ? Vous êtes un candidat-locataire dès que vous vous identifiez chez nous à cette fin. Les traitements suivants sont possibles pour un candidat-locataire : un pré-screening nous permet de compléter votre profil de locataire. Ce n'est en aucun cas une décision automatisée. Nous collectons ces informations pour vous permettre de visiter des biens pouvant répondre à vos besoins et de ne pas visiter des biens qui ne correspondent aucunement à vos besoins. Ces données personnelles peuvent comprendre : votre bulletin de salaire ou autres informations sur vos revenus, votre situation familiale, à partir de quand vous voulez louer, votre budget, ainsi que toutes les informations sur le bien souhaité. Lorsqu'un bien est visité, nous le notons également. Lors de la conclusion d'un bail, toutes les données nécessaires à la conclusion du contrat de location sont collectées et enregistrées.

Nous conservons ces données personnelles en vue de conclure éventuellement un bail. La base légale du traitement est donc la phase précontractuelle. Le délai de conservation des données personnelles est d’au moins 6 mois, mais dépend de votre niveau d'activité en tant que candidat-locataire, et peut être renouvelé raisonnablement pour établir un profil à long terme du locataire. Si, sur base de votre activité réduite en tant que candidat-locataire, nous décidons de ne plus traiter vos données, vous pouvez en être informé à l'avance. Si vous signez un bail, nous devons conserver les données personnelles au moins 10 ans, d’après notre responsabilité contractuelle.

Vous disposez d'un droit d'accès et d'un droit effectif de rectification de données objectivement incorrectes. Aucune donnée personnelle particulière n'est conservée (telles que la race, la religion, l'orientation sexuelle, l’état de santé…) à moins que vous ne le demandiez explicitement.

Quelles données personnelles du candidat-acquéreur traitons-nous ? Vous êtes un candidat-acquéreur dès que vous vous identifiez chez nous à cette fin. Nous traitons les données personnelles suivantes pour un candidat-acquéreur : nous enregistrons vos nom, adresse e-mail et numéro de téléphone mobile. Nous enregistrons vos souhaits et vos besoins concernant le bien que vous recherchez, ainsi que toute autre information que vous nous fournissez concernant votre situation ou que nous estimons être utile pour trouver un bien approprié. Si vous visitez un bien, nous enregistrons cela comme une activité liée à ce bien. Le vendeur, qui a accès au rapport d'activité via un profil en ligne, voit qu'une visite a eu lieu. Si vous faites une offre, nous garderons votre offre et la réponse du vendeur. Si une offre ou une contre-offre est acceptée, toutes les données légales requises pour établir un compromis peuvent être collectées et conservées (comme une copie de votre carte d'identité). Le compromis est également sauvegardé. Si vous avez montré un sérieux intérêt pour un bien ou si vous avez visité un bien, et si nous terminons notre mission sans vendre le bien, le vendeur recevra une liste de tous les acheteurs potentiels (sérieux) par courrier recommandé. Cette liste contient votre nom, votre adresse e-mail et un numéro de téléphone portable partiellement masqué. Nous transmettrons vos coordonnées au vendeur pour un intérêt légitime impérieux, notamment en raison des conditions contractuelles dans le mandat. Cela signifie que vous ne pouvez pas vous opposer à être repris sur la liste. Les précautions suivantes sont prises dans ce contexte : il est interdit au vendeur de vous contacter sur base de cette liste, il lui est également interdit d’informer qui que ce soit que vous êtes sur cette liste, ainsi que de transmettre cette liste. Après 6 mois, le vendeur est obligé de supprimer la liste ainsi que toute copie ou scan en sa possession.

De plus, il est possible que nous transmettions cette liste à un agent immobilier qui reprend le mandat, ou avec lequel nous travaillons.

Hormis ce qui a été indiqué ci-dessus, le traitement est effectué sur base de votre consentement et de notre intérêt légitime afin d'être en mesure de vous offrir un meilleur service. Vos données sont conservées pendant un minimum de 2 ans. Si vous faites une offre ferme, signez une promesse d'achat ou un compromis, nous devons conserver les données personnelles au moins 10 ans pour notre responsabilité contractuelle. Par défaut, nous conservons vos données pour une période de 30 ans, mais après 10 ans, vous pourrez demander l’effacement de vos données.

Vous disposez d'un droit d'accès et d'un droit effectif de rectification de données objectivement incorrectes. À cette fin, vous devez nous fournir la preuve de votre identité, les informations correctes et, le cas échéant, une preuve suffisante de cette valeur correcte. Aucune donnée personnelle particulière n'est conservée (telles que la race, la religion, l'orientation sexuelle, l’état de santé…) à moins que vous ne le demandiez explicitement.

Quelles données personnelles du propriétaire traitons-nous ? Dans le cadre d’un mandat de location, nous conservons toutes les données nécessaires à l'exécution du mandat de location, telles que les données du bien, votre identité et vos coordonnées. Nous conservons également des informations supplémentaires que nous obtenons concernant le bien ou d'autres informations utiles à un locataire pour votre bien. Veuillez noter que le RGPD interdit le traitement de toutes données personnelles concernant la race, la religion, l'orientation sexuelle ou l’état de santé, de sorte que les autres informations utiles que nous enregistrons ne puissent en aucun cas se rapporter à de telles données.

Les données personnelles sont conservées pour pouvoir exécuter le mandat de location. Les données personnelles sont conservées pendant au moins 10 ans, compte tenu des obligations légales dans ce domaine et de notre responsabilité contractuelle. Par défaut, nous conservons vos données pour une période de 30 ans, mais après 10 ans, vous pouvez demander l’effacement de vos données.

Si vous nous confiez l’établissement d'un CPE ou d’un certificat de conformité électrique, les données personnelles nécessaires seront transmises à notre partenaire. Si un contrat de location est conclu, les données nécessaires à l'établissement du bail seront conservées.

Si vous décidez de publier votre bien sur un ou plusieurs sites-portails immobilier, nous enverrons uniquement les détails du bien à ce site portail, et aucune autre coordonnée ou détail vous concernant.

Quelles données personnelles du vendeur traitons-nous ? Dans le cadre d’un mandat de vente, nous conservons toutes les données nécessaires à l'exécution de ce mandat, telles que les données du bien, votre identité et vos coordonnées. Nous conservons également des informations supplémentaires que nous obtenons concernant le bien ou d'autres informations utiles pour un candidat-acquéreur de votre bien. Les données personnelles sont conservées pendant au moins 10 ans, compte tenu des obligations légales dans ce domaine et de notre responsabilité contractuelle. Par défaut, nous conservons vos données pour une période de 30 ans, mais après 10 ans, vous pourrez demander l’effacement de vos données.
Si vous nous confiez l’obtention d’un certificat CPE ou de conformité électrique, les données personnelles nécessaires seront transmises à notre partenaire. Si un compromis est conclu, les données nécessaires pour préparer le compromis seront conservées. Si vous décidez de publier votre bien sur un ou plusieurs sites-portail immobilier, nous enverrons uniquement les détails du bien à ce site portail, et aucune autre coordonnée ou détail vous concernant.

Cf. plus loin pour les informations importantes sur vos responsabilités éventuelles en tant que vendeur.

Quelles données personnelles du résident traitons-nous ? Dans le cadre d'un mandat de vente ou de location, nous conservons toutes les données nécessaires à l'exécution du mandat, dont les coordonnées du résident. Nous les conservons jusqu'à la fin du mandat. Ces données sont ensuite supprimées si vous n'avez pas d’autre relation avec notre agence.

Quelles données personnelles du prospect traitons-nous ? Nous distinguons le prospect qui nous contacte et le prospect que nous contactons. Si vous nous contactez en vue d'un éventuel mandat, nous conserverons votre identité, vos coordonnées, les informations que nous obtenons sur votre bien et toute autre information nous permettant d'évaluer votre bien et le contexte ou la raison de votre contact. Nous le faisons sur la base d'un intérêt légitime, en particulier d'un traitement efficace de ce contact sans engagement. Nous conservons les données que vous nous donnez par défaut pendant 2 ans.

Il se peut également que nous vous contactions si nous apprenons que vous comptez mettre votre bien en vente ou en location. Les coordonnées communiquées peuvent être stockées conformément au RGPD. Si vous souhaitez avoir d'autres contacts avec nous, nous traiterons vos données personnelles comme nous le faisons pour les personnes qui nous contactent spontanément. Si vous ne souhaitez plus être contacté par nous, ou seulement après un certain temps (par ex. trois mois), nous tiendrons compte de votre demande.

Et si vous appartenez simultanément à deux catégories de personnes ? Il se peut qu'au fil du temps vous apparteniez à plus d'une catégorie de personnes impliquées. Par exemple, un candidat-acquéreur peut plus tard devenir un vendeur. Dans ce cas, vos données personnelles seront traitées selon les deux catégories, avec éventuellement plusieurs bases légales. Le délai de conservation le plus long sera retenu.

Qu'en est-il des données provenant de tiers, tels que des sites-portail ? Les biens à la vente et à la location, peuvent être publiés sur des sites-portail. Les sites-portail immobilier contiennent des critères de recherche, de collection et de sauvegarde de vos coordonnées. Avec votre permission, un site portail nous donne vos coordonnées et les informations du bien qui vous intéresse.

Vous recevrez immédiatement un e-mail de notre part confirmant que nous avons reçu vos coordonnées et les informations du bien qui vous intéresse. Cet e-mail peut contenir une invitation pour consentir à recevoir automatiquement des messages de biens similaires.

Nous pouvons également vous envoyer automatiquement une série de biens similaires au bien pour lequel vous avez demandé des informations (de nombreux clients apprécient ce service). Vous pourrez toujours vous désinscrire en un clic.

Données historiques. Les données historiques sont des données personnelles contenues dans notre base de données avant le 25 mai 2018, date d'entrée en vigueur du RGPD. Pour les personnes avec lesquelles nous avons un mandat ou pour lesquelles nous avons l'obligation légale de conserver des données personnelles, nous conserverons bien entendu ces données. Pour les autres données personnelles, qui sont conservées dans notre base de données soit sur la base d’un consentement, soit sur la base de notre intérêt légitime, il est généralement difficile, voire impossible, de savoir sur quelle base nous conservons ces données. Une société a deux façons de gérer cela.

Une première solution consiste à envoyer à toute personne reprise dans ce fichier un e-mail demandant de renouveler ou de confirmer le consentement à utiliser des données personnelles. Dans ce cas, seules les données personnelles de ceux qui ont effectivement accepté seront conservées. Une deuxième manière consiste à considérer le traitement des données personnelles comme un intérêt légitime. Dans ce cas, la personne concernée a la possibilité de s'opposer au traitement à chaque contact ; cette opposition mettra fin au traitement. Chacune de ces façons de travailler peut être combinée avec une opération de nettoyage des anciennes données clients.

Nous avons opté pour la deuxième manière de traiter les données historiques. Il va sans dire que vous avez toujours le droit de demander la suppression de ces données personnelles historiques (en l'absence d'obligations légales et de contrats en cours d’exécution).

Vos responsabilités en tant que vendeur. Il est possible pour plusieurs raisons que le contrat de vente que vous nous avez confié se termine sans la vente de votre bien. Dans ce cas, vous recevrez à la fin de notre mission la liste des candidats-acquéreurs qui ont visité votre bien ou qui ont manifesté un intérêt sérieux. Cette liste contient les données personnelles de ces candidats-acquéreurs, en particulier le nom et le prénom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone mobile (éventuellement partiellement masqué).

Même en tant que particulier, vous avez des obligations en vertu du RPGD en rapport avec cette liste et en êtes le responsable. Vous êtes autorisé à sauvegarder et consulter les données personnelles de cette liste pendant 6 mois après réception. Vous n'êtes pas autorisé à communiquer ces données personnelles à qui que ce soit ou de quelque manière que ce soit, ni à les partager avec quiconque, sauf si vous contactez un agent immobilier avec lequel vous souhaitez travailler. Il vous est également interdit de rechercher activement un contact avec ces personnes. Après 6 mois, vous êtes obligé de détruire cette liste, ainsi que chaque copie, scan et photo en votre possession.

Contact. Pour toute question ou requête concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante :

INRED
Rue du Fond Cattelain, 1, bte 1
1435 Mont-Saint-Guibert
info@inred.be

Vos droits en tant que personne concernée. En tant que personne concernée, vous disposez d'un certain nombre de droits relatifs à vos données personnelles. Vous avez un droit d'accès à vos données personnelles. Cela signifie que vous avez le droit d'accéder aux données personnelles que nous conservons à votre sujet. Notez que nous disposons d’un mois pour répondre à votre requête et que nous pouvons vous demander une preuve de votre identité avant de répondre à votre demande. Vous avez également droit à la rectification. Cela signifie que vous avez le droit de corriger des données personnelles incorrectes. Dans ce cas, nous pouvons vous demander une preuve de l'exactitude des données que vous fournissez. Vous avez également un droit d’effacement des données. Cela signifie que vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles. Veuillez noter que cela n'est pas toujours possible, surtout si nous avons l'obligation légale de conserver des données personnelles, si vous avez conclu une relation contractuelle avec nous, ou dans d’autres situations exceptionnelles. Le droit à l’effacement des données ne peut pas être utilisé pour résilier un contrat existant. Vous pouvez également vous opposer à certains traitements, notamment à des traitements que nous effectuons sur la base de notre intérêt justifié (non impérieux). Vous pouvez égalementretirer votre consentement à tout moment pour les traitements pour lesquels vous avez donné votre consentement. En ce qui concerne à la fois l'opposition et le retrait du consentement, nous cesserons le traitement s'il n'y a pas d'autres bases légales nécessitant un traitement. Enfin, vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données (www.privacycommission.be).

Sécurité. Vos données personnelles seront traitées confidentiellement. Elles sont également protégées de façon appropriée en fonction du risque que comporte leur traitement et, le cas échéant, stockées et sécurisées conformément aux exigences légales spécifiques.

Transfert à des tiers. Nous ne transmettrons vos données personnelles à des tiers qu’une fois votre consentement obtenu, sur base d'une obligation légale ou d'une décision judiciaire ou administrative ou comme indiqué ci-dessus dans le cadre de l'exécution du contrat.

Médias sociaux et autres tiers. Nous n'avons aucune influence sur les médias sociaux et autres services de tiers qui sont utilisés sur notre site Web, et déclinons dès lors toute responsabilité. Lorsque vous utilisez votre profil de média social, le fournisseur de médias sociaux concerné traite vos données personnelles conformément à sa politique. Nous n’avons aucune influence sur cette politique. Nous vous encourageons à lire attentivement leur politique de données personnelles.

Direct Marketing. "Direct Marketing" désigne toute communication directe entre nous et vous, qui vise à vous informer sur nos produits et services ou à mettre à jour votre profil client et qui ne sont pas des e-mails envoyés dans le cadre de recherches personnalisées que vous avez sauvegardées. Vous pouvez toujours vous opposer à l'utilisation de vos données personnelles pour le direct marketing en nous contactant à cette fin.

Modifications de cette politique de confidentialité. Nous nous efforçons de maintenir cette politique de confidentialité. Cependant, pour diverses raisons, il peut exceptionnellement être nécessaire d’en modifier le contenu. Par conséquent, nous vous invitons à consulter régulièrement cette page.

Disclaimer de cette politique de confidentialité. Il est possible que certaines fonctionnalités n'aient pas encore été complètement mises en œuvre ou aient été implémentées différemment de ce qui est décrit ici. Nous n'acceptons aucune responsabilité pour cela. En tout état de cause, cela n'affecte pas les droits que vous confère le RGPD et que vous pouvez exercer à partir du 25 mai 2018.


1 Vooraf

Vooraf. Wij respecteren de privacy van onze klanten en bezoekers van onze website. We gaan dan ook zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Met dit privacybeleid willen we u op de hoogte brengen hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens bij het gebruik van deze website, alsook wanneer u gebruikt maakt van onze diensten.

Korte inleiding tot de wetgeving voor de bescherming van persoonsgegevens. Met ingang van 25 mei 2018 is een wetgeving van kracht die uw rechten regelt met betrekking tot uw persoonsgegevens. De belangrijkste begrippen in deze nieuwe wetgeving (vaak GDPR genoemd) zijn betrokkenen, persoonsgegevens, en verwerkingen. De betrokkene, dat bent u, de natuurlijke persoon die deze website bezoekt of gebruikt maakt van onze diensten. Uw persoonsgegevens zijn alle gegevens die op u betrekking hebben: dat kan uw naam zijn, uw email adres, maar ook uw contacten met ons, uw voorkeuren met betrekking tot het pand dat u zoekt, of wat u ons in een contactformulier hebt meegedeeld. Wat we met uw persoonsgegevens doen, is ze verwerken. Dat gaat van opvragen, opslaan tot gebruiken voor meerdere doeleinden.

2 Welke persoonsgegevens?

Waarom verwerken we uw persoonsgegevens? We verwerken uw persoonsgegevens om ons in staat te stellen uw pand te verkopen of te verhuren, om een match te kunnen vinden tussen uw wensen en noden en de panden die wij te huur en te koop stellen, om u toe te laten op de hoogte te blijven van panden die u kunnen aanbelangen.

Op welke wettelijke basis verwerken we uw persoonsgegevens (de “rechtsgrond”). Elk gebruik van uw persoonsgegevens moet een wettelijke basis hebben, moet “rechtmatig” zijn. Wij verwerken uw gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, uw toestemming, de precontractuele fase of de uitvoering van een overeenkomst, en de wettelijke verplichting.

Soms hebben we een “wettelijke verplichting” om persoonsgegevens op te vragen. Zo moeten we, om een verkoopcompromis te kunnen opstellen, beschikken over uw rijksregisternummer.

Voor bepaalde zaken, zoals het opsturen van nieuwsbrieven per email vragen we uw toestemming. U kan uw toestemming op elk ogenblik intrekken. Dat kan eenvoudig, meestal door de knop ‘uitschrijven’ te klikken die u in elk van deze e-mails vindt.

We bewaren ook gegevens op basis van on “gerechtvaardigd belang”. Dit “gerechtvaardigd belang” omvat die zaken waarvan u als klant kan verwachten dat wij ze als vastgoedmakelaar nodig hebben om ons werk degelijk uit te voeren. Het gaat bijvoorbeeld om het opstellen van klantenlijsten (waarover verder meer) of specifieke informatie die van belang is in het kader van bepaalde panden of bepaalde klanten.

Ten slotte hebben wij natuurlijk persoonsgegevens nodig om de overeenkomst die we met u hebben te kunnen uitvoeren, zoals identificatiegegevens, adresgegevens en contactgegevens.

Welke persoonsgegevens bewaren we van u? Welke persoonsgegevens we van u bewaren hangt af van de relatie die u met ons hebt. We noemen dit categorieën van betrokkenen.

Relatie Omschrijving
“BEZOEKER” de natuurlijke persoon die de website bezoekt zonder zich kenbaar te maken en ons persoonsgegevens te geven
VRIJBLIJVENDE DIENSTEN de natuurlijke persoon die gebruikt maakt van onze gratis diensten (zoals zoekopdrachten bewaren, gratis schatting van een pand, contactformulier) zonder een overeenkomst te ondertekenen
KANDIDAAT-HUURDER de kandidaat-huurder die ons in de context van een specifiek pand of in het kader van het zoeken van een huurwoning in het algemeen, ons uitgebreide informatie levert, en eventueel één of meerdere panden bezoekt
KANDIDAAT-KOPER de kandidaat-koper die ons in de context van een specifiek pand of in het kader van het zoeken van een koopwoning in het algemeen, ons uitgebreide informatie levert, en eventueel één of meerdere panden bezoekt
VERHUURDER de verhuurder, met wie een verhuuropdracht wordt ondertekend
VERKOPER de verkoper, met wie een verkoopopdracht wordt ondertekend
BEWONER de persoon die een pand betrekt, waarbij deze bewoner niet de verhuurder of verkoper is bij de transactie
PROSPECT de natuurlijke persoon die wij contacteren of die ons contacteert met het oog op het te koop of te huur stellen van een pand van deze persoon


We overlopen hieronder per categorie van klant hoe we uw persoonsgegevens verwerken, of u zich hiertegen kan verzetten, en wat de gevolgen daarvan zijn. Daarna overlopen we welke rechten u als betrokkene hebt tegenover ons.

Welke persoonsgegevens verwerken we van de bezoeker? Wanneer u als bezoeker van onze website geen persoonsgegevens meedeelt, bewaren we geen persoonsgegevens. Afhankelijk van de instellingen van de browser is het mogelijk dat cookies op het toestel van de gebruiker worden geplaatst. Zie hiervoor de cookie policy.

Welke persoonsgegevens verwerken we bij vrijblijvende diensten? Sommige van onze diensten zijn geheel vrijblijvend. In dat geval verwerken we enkel die gegevens die nodig zijn voor deze dienst.

Deze diensten zijn onder meer: de aanmaak van een profiel, het bewaren van zoekopdrachten, een gratis schatting van uw pand, het invullen van een contactformulier, het inschrijven op een nieuwsbrief. Bij de aanmaak van een profiel kunnen volgende gegevens worden opgevraagd: identificatiegegevens en contactgegevens. Bij het bewaren van een zoekopdracht wordt naast een emailadres de informatie bewaard die nodig of nuttig is om de door u gevraagde zoekopdracht op te stellen. Een gratis schatting van uw pand vergt een zekere investering en het is normaal dat wij uiteenlopende persoonsgegevens kunnen bewaren, zoals pandgegevens, identificatiegegevens, contactgegevens, de reden waarom u de schatting vraagt. Het laten uitvoeren van een gratis schatting houdt toestemming in voor het verzamelen van deze gegevens. Eenmaal een schatting is uitgevoerd, bewaren wij deze schatting, dit zowel op basis van uw toestemming als een gerechtvaardigd belang, als uit mogelijke aansprakelijkheid uit deze schatting. Bij het invullen van een contactformulier bewaren we uw contactgegevens en uw vraag of opmerking, alsook elke verdere communicatie. Bij het inschrijven voor een nieuwsbrief wordt uw e-mailadres bewaard.

Behalve zoals hierboven aangegeven, gebeurt elke verwerking binnen het kader van uw toestemming.

We slaan deze persoonsgegevens op zolang de verwerking loopt en tot 6 maand of meer na uw laatste activiteit.

Welke persoonsgegevens verwerken we van de kandidaat-huurder? U bent een kandidaat-huurder van zodra u zich hiertoe expliciet gemeld hebt bij ons. Voor een kandidaat-huurder zijn volgende verwerkingen mogelijk. Een pre-screening laat toe uw huurdersprofiel vast te leggen. Het gaat hier geenszins om een “geautomatiseerde beslissing”. We verzamelen deze gegevens om u panden te laten bezoeken die aan uw wensen kunnen voldoen en om u geen panden te laten bezoeken die op zekere wijze geen match voor u zijn. Deze persoonsgegevens omvatten mogelijks: uw loonfiche of gegevens omtrent uw inkomen, uw gezinssituatie, vanaf wanneer u wil huren, uw budget, alsook alle informatie omtrent het gewenste pand. Wordt een pand bezocht, dan noteren we dit ook. Bij het aangaan van een huurovereenkomst worden alle gegevens, nodig om de huurovereenkomst te kunnen afsluiten, verzameld en bewaard.

Deze persoonsgegevens bewaren we met het oog op het eventueel aangaan van een huurovereenkomst. De wettelijke basis voor de verwerking is dan ook de “precontractuele fase”. De opslagperiode van de persoonsgegevens bedraagt minstens 6 maand, hangt verder af van uw graad van activiteit als kandidaat-huurder, en kan binnen een redelijk kader verlengd worden, teneinde een lange termijn profiel van u als huurder op te stellen. Wordt op basis van uw verminderde activiteit als kandidaat-huurder beslist uw gegevens niet langer te verwerken, dan kan u hiervan vooraf op de hoogte worden gebracht.

Tekent u een huurovereenkomst, dan moeten we de persoonsgegevens minstens 10 jaar bewaren voor onze contractuele aansprakelijkheid.
U hebt een recht van inzage en een effectief recht op rectificatie van objectief foute gegevens. Er worden geen persoonsgegevens bewaard die tot bijzondere categorieën behoren (zoals ras, godsdienst, seksuele geaardheid, gezondheid), tenzij u dit uitzonderlijk zelf expliciet vraagt.

Welke persoonsgegevens verwerken we van de kandidaat-koper? U bent een kandidaat-koper van zodra u zich hiertoe expliciet gemeld hebt bij ons. Voor een kandidaat-koper verwerken we volgende persoonsgegevens. We bewaren uw naam, e-mailadres en gsm-nummer. We noteren uw wensen en noden betreffende het pand dat u zoekt, alsook enige andere informatie die u ons meedeelt betreffende uw situatie of waarvan wij begrijpen dat ze nuttig kan zijn bij het vinden van een geschikt pand. Als u een pand bezoekt, dan noteren we dit als activiteit, verbonden met dit pand. De verkoper, die via een online profiel toegang heeft tot het activiteitenverslag, ziet enkel dat een bezoek heeft plaatsgevonden. Als u een bod doet, bewaren we uw bod, en het antwoord van de verkoper. Wordt een bod of tegenaanbod aanvaard, dan worden alle wettelijke gegevens, nodig om een compromis te kunnen opstellen, verzameld en bewaard (zoals een kopie of een uitlezing van uw identiteitskaart). Het compromis wordt eveneens bewaard. Hebt u sterke interesse getoond in een pand of hebt u een pand bezocht, en eindigt onze opdracht zonder verkoop van het pand, dan ontvangt de verkoper via een aangetekend schrijven een lijst van alle (ernstige) kandidaat-kopers. Deze lijst bevat uw naam, uw emailadres en een gedeeltelijk onleesbaar gemaakt gsm-nummer. Wij geven uw gegevens door aan de verkoper wegens een dwingend gerechtvaardigd belang, met name wegens dwingende contractuele bepalingen in de verkoopopdracht. Dit betekent dat u zich hiertegen niet kan verzetten. Volgende voorzorgsmaatregelen worden in dit kader getroffen: het is de verkoper verboden u op basis van die lijst rechtstreeks te contacteren, het is hem of haar eveneens verboden aan eender wie te melden dat u op die lijst staat, alsook deze lijst door te geven; en na 6 maand is de verkoper verplicht de lijst te vernietigen, alsook elke kopie of scan die hij of zij hiervan mocht hebben. Daarnaast is het mogelijk dat wij deze lijst zelf doorgeven aan een vastgoedmakelaar die de verkoopopdracht overneemt, of met wie wij samenwerken.

Behalve ingeval hierboven vermeld, gebeurt de verwerking op basis van uw toestemming en ons gerechtvaardigd belang om u beter van dienst te kunnen zijn. Uw gegevens worden voor een minimum van 2 jaar bewaard.

Doet u een bindend bod, tekent u een koopbelofte of compromis, dan moeten we de persoonsgegevens minstens 10 bewaren voor onze contractuele aansprakelijkheid. Standaard houden we uw gegevens voor een periode van 30 jaar bij, maar na 10 jaar kan u vragen om uw gegevens te schrappen.

U hebt een recht van inzage en een effectief recht op rectificatie van objectief foute gegevens. Hiertoe dient u ons het bewijs te leveren van uw identiteit), de correcte informatie mee te delen, alsook waar nodig een voldoend bewijs van deze correcte waarde. Er worden geen persoonsgegevens bewaard die tot bijzonder categorieën behoren (zoals ras, godsdienst, seksuele geaardheid, gezondheid) tenzij u dit uitzonderlijk zelf expliciet vraagt.

Welke persoonsgegevens verwerken we van de verhuurder? In het kader van een verhuuropdracht bewaren we alle gegevens, nodig om de verhuuropdracht te kunnen uitvoeren, zoals pandgegevens, uw identiteit en contactgegevens. We bewaren eveneens bijkomende informatie die wij vernemen aangaande het pand of andere nuttige informatie om een passende huurder voor uw pand te zoeken. Gelieve te noteren dat de GDPR verbiedt persoonsgegevens te verwerken aangaande ras, godsdienst, seksuele oriëntatie, gezondheid, zodat de “andere nuttige informatie” die we noteren op geen enkele wijze op dergelijke zaken betrekking kan hebben.

Persoonsgegevens worden bewaard om de verhuuropdracht te kunnen uitvoeren. De persoonsgegevens worden, gezien de wettelijke verplichtingen terzake en gezien onze contractuele aansprakelijkheid, minstens 10 jaar bewaard. Standaard houden we uw gegevens voor een periode van 30 jaar bij, maar na 10 jaar kan u vragen om uw gegevens te schrappen.

Vertrouwt u ons de opdracht toe voor het opstellen van een EPC, elektrisch conformiteitsattest, dan worden de nodige persoonsgegevens doorgestuurd naar onze partner. Wordt een huurovereenkomst afgesloten, dan worden die gegevens bewaard die nodig zijn om de huurovereenkomst te kunnen opstellen.

Beslist u dat uw pand op één of meerdere immo-portaalsites wordt gepubliceerd, dan sturen wij naar deze portaalsite enkel de pandgegevens, dus geen contactgegevens, noch andere gegevens van u zelf.

Welke persoonsgegevens verwerken we van de verkoper? In het kader van een verkoopopdracht bewaren we alle gegevens, nodig om de verkoopopdracht te kunnen uitvoeren, zoals pandgegevens, uw identiteit en contactgegevens. We bewaren eveneens bijkomende informatie die wij vernemen aangaande het pand of andere nuttige informatie om een passende koper voor uw pand te zoeken. De persoonsgegevens worden, gezien de wettelijke verplichtingen terzake en gezien onze contractuele aansprakelijkheid, minstens 10 jaar bewaard. Standaard houden we uw gegevens voor een periode van 30 jaar bij, maar na 10 jaar kan u vragen om uw gegevens te schrappen.

Vertrouwt u ons de opdracht toe voor het opstellen van een EPC of elektrisch conformiteitsattest, dan worden de nodige persoonsgegevens doorgestuurd naar onze partner. Wordt een compromis afgesloten, dan worden die gegevens bewaard die nodig zijn om het compromis te kunnen opstellen. Beslist u dat uw pand op één of meerdere immo-portaalsites wordt gepubliceerd, dan sturen wij naar deze portaalsite enkel de pandgegevens, dus geen contactgegevens, noch andere gegevens van u zelf.

Zie verder voor belangrijke informatie omtrent uw mogelijke verantwoordelijkheden als verkoper.

Welke persoonsgegevens verwerken we van de bewoner? In het kader van een verkoop- of verhuuropdracht bewaren we alle gegevens, nodig om de opdracht te kunnen uitvoeren, namelijk uw contactgegevens. Die behouden we tot de opdracht is afgerond. Daarna worden de gegevens verwijderd indien u geen verdere relatie meer heeft met ons kantoor.

Welke persoonsgegevens verwerken we van de prospect? We onderscheiden de prospect die ons benadert en de actief benaderde prospect. Wanneer u ons zelf vrijblijvend benadert met het oog op een eventuele verhuur- of verkoopsopdracht, bewaren we uw identiteit, uw contactgegevens, de informatie die wij verkrijgen omtrent uw pand, en overige informatie die ons toelaat uw pand en de context of de reden van uw contact in te schatten. We doen dit laatste op basis van een gerechtvaardigd belang, met name een efficiënte behandeling van deze vrijblijvende contactname. De gegevens die u ons bezorgt, bewaren wij standaard 2 jaar.

Het kan ook gebeuren dat wij u contacteren, als wij vernemen dat u uw woning mogelijk te koop of te huur stelt of wil stellen. Publiek gemaakte contactgegevens kunnen, conform de GDPR, worden opgeslagen. Wenst u verdere contacten met ons, dan zullen we uw persoonsgegevens behandelen zoals wij doen voor mensen die ons spontaan contacteren. Wenst u niet meer door ons gecontacteerd te worden, of enkel na een bepaalde tijd (bvb. drie maand), dan noteren we dit, en niet meer.

Wat als u tot twee categorieën van betrokkenen hoort? Het kan zijn dat u in de loop van de tijd bij meer dan één categorie van betrokkenen hoort. Zo kan een kandidaat-koper naderhand verkoper worden. In dat geval worden uw persoonsgegevens volgens beide categorieën verwerkt, met eventueel meerdere wettelijke basissen, en wordt de langste opslagperiode aangehouden.

Wat met gegevens, ontvangen van derden, zoals immo portaalsites? Panden, zowel te huur als te koop, kunnen worden gepubliceerd op immo-portaalsites. Immo-portaalsites bevatten mogelijkheden voor zoekopdrachten, en om uw contactgegevens te verzamelen en op te slaan. Met uw toestemming geeft een portaalsite ons uw contactgegevens door, alsook het pand waarin u bent geïnteresseerd.

U krijgt van ons meteen een e-mail met de bevestiging dat wij uw contactgegevens en informatie omtrent het pand waarin u bent geïnteresseerd, hebben ontvangen. Deze e-mail kan een uitnodiging bevatten om uw toestemming te geven om automatisch berichten te ontvangen van gelijkaardige panden.

Wij kunnen u ook automatisch een reeks panden sturen die gelijkaardig zijn aan het pand waarvoor u informatie opvroeg. Dit omdat veel klanten dat op prijs stellen. In dat geval kan u steeds met 1 klik uitschrijven.

Historische gegevens. Historische gegevens zijn persoonsgegevens die in onze databank zitten van vóór 25 mei 2018, datum van inwerkingtreding van de GDPR. Voor die personen met wie we een overeenkomst hebben lopen of waarvoor we een wettelijke verplichting hebben tot het bewaren van persoonsgegevens, blijven we die persoonsgegevens uiteraard bewaren. Voor de overige persoonsgegevens, die ofwel op basis van toestemming ofwel op basis van het gerechtvaardigd belang in onze bestanden zijn bewaard, is het meestal moeilijk of onmogelijk om te achterhalen op welke basis we deze persoonsgegevens bewaren. Een onderneming heeft twee manieren om dit aan te pakken. Een eerste wijze is iedereen in dit bestand een e-mail sturen om te vragen om de toestemming tot het gebruik van persoonsgegevens te vernieuwen of te bevestigen. In dat geval worden enkel de persoonsgegevens van hen die effectief hebben toegestemd, behouden. Een tweede wijze is de verwerking van de persoonsgegevens te beschouwen als een gerechtvaardigd belang. In dat geval heeft bij elk contact de betrokkene de mogelijkheid bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking en zal deze beëindigd worden. Elk van deze manieren kan worden gecombineerd met een opkuisoperatie van oude klantgegevens.

Wij hebben gekozen voor de tweede wijze van omgaan met historische gegevens. Het spreekt voor zich dat u altijd het recht hebt te vragen dat deze historische persoonsgegevens worden gewist (in afwezigheid van wettelijke verplichtingen en lopende overeenkomsten).

Uw verantwoordelijkheden als verkoper. Het is om meerdere redenen mogelijk dat de verkoopopdracht die u ons hebt toevertrouwd, eindigt zonder de verkoop van uw pand. In dat geval ontvangt u na beëindiging van onze opdracht de lijst van de kandidaat-kopers die uw pand hebben bezocht of ernstige interesse erin hebben getoond. Deze lijst bevat persoonsgegevens van deze kandidaat-kopers, met name naam en voornaam, e-mailadres en het gsm-nummer, dit laatste eventueel gedeeltelijk. Ook als particulier hebt u in verband met die lijst verplichtingen onder de GDPR en bent u verwerkingsverantwoordelijke van deze lijst. U krijgt van ons de toelating de persoonsgegevens op deze lijst gedurende 6 maand na ontvangst te bewaren en in te kijken. Het is u verboden deze persoonsgegevens aan eender wie en op eender welke wijze te communiceren of met eender wie te delen, tenzij met een vastgoedmakelaar met wie u wenst in zee te gaan. Het is u eveneens verboden actief elk contact te zoeken met deze personen. Na 6 maand bent u verplicht deze lijst te vernietigen, alsook elke kopie, scan en foto ervan.

Contact. Voor vragen of verzoeken met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met ons. U kan ons contacteren op volgend adres:

INRED
Rue du Fond Cattelain, 1, bte 1
1435 Mont-Saint-Guibert
info@inred.be

Uw rechten als betrokkene. Als betrokkene hebt u een aantal rechten in verband met uw persoonsgegevens. U hebt een recht van inzage van uw persoonsgegevens. Dit betekent dat u het recht hebt inzage te krijgen van de persoonsgegevens die wij omtrent u bewaren. Noteer dat wij over een periode van één maand beschikken om hierop te antwoorden en dat wij u een bewijs kunnen vragen van uw identiteit vóór we op uw verzoek ingaan. U hebt ook een recht op rectificatie. Dat betekent dat u het recht hebt foutieve persoonsgegevens te laten corrigeren. In dit geval kunnen wij u het bewijs vragen van de juistheid van de gegevens die u aanbrengt. U hebt verder U hebt verder een recht van gegevenswissing. Dat betekent dat u kan vragen dat uw persoonsgegevens worden gewist. Opgelet, dit is niet altijd mogelijk, met name als wij een wettelijke verplichting hebben om persoonsgegevens te bewaren, als u met ons een contractuele relatie hebt aangegaan, of in andere uitzonderlijke situaties. Het recht op gegevenswissing kan niet worden gebruikt om een lopende overeenkomst te beëindigen. U kan ook bezwaar uiten tegen bepaalde verwerkingen, meer bepaald tegen verwerkingen die wij op basis van ons (niet dwingend) gerechtvaardigd belang uitvoeren. U kan eveneens te allen tijde uw toestemming intrekken voor die verwerkingen waarvoor u uw toestemming hebt gegeven. Zowel wat het bezwaar als de intrekking van de toestemming betreft, zullen wij met de verwerking ophouden, als er geen andere wettelijke basissen zijn die de verwerking vooralsnog nodig maken. U hebt ten slotte ook altijd het recht klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.privacycommission.be).

Beveiliging. Uw persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld. Ze worden bovendien op passende manier beveiligd volgens het risico dat hun verwerking inhoudt en waar van toepassing, volgens de specifieke wettelijke vereisten bewaard en beveiligd.

Doorgifte aan derden. We geven uw persoonsgegevens enkel met uw toestemming door aan derden, of of basis van een wettelijke verplichting of een rechterlijke of administratieve beslissingen of zoals hierboven besproken in het kader van de uitvoering van de overeenkomst.

Sociale media en andere derden. Op onze website kunnen links voorkomen naar sociale-mediaplatforms of andere diensten van derden. Wij hebben geen vat op hoe deze diensten werken en zijn er dan ook niet verantwoordelijk voor. Evenmin hebben wij invloed op hun privacybeleid en cookiepolicy. Wanneer u uw sociale-mediaprofiel gebruikt, verwerkt de betreffende aanbieder van sociale media uw persoonsgegevens volgens zijn beleid. We raden u aan hun beleid rond persoonsgegevens grondig door te nemen.

Direct marketing. Onder "Direct Marketing" wordt alle rechtstreekse communicatie tussen ons en uzelf verstaan die als doel heeft om u te informeren over producten en diensten of om uw klantenprofiel bij te werken, en die niet valt onder de e-mails, uitgestuurd in het kader van gepersonaliseerde zoekopdrachten voor panden. U kan altijd bezwaar maken tegen gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing door in dergelijke email op de uitschrijfknop te drukken of door ons hierover te contacteren.

Wijzigingen aan dit privacybeleid. We streven ernaar dit privacybeleid stabiel te houden. Toch kan het om diverse redenen nodig zijn om uitzonderlijk dit privacybeleid te wijzigen. Controleer daarom deze pagina geregeld op wijzigingen.

Disclaimer van dit privacybeleid. Het is mogelijk dat bepaalde functionaliteit nog niet of nog niet volledig is geïmplementeerd, of anders is geïmplementeerd dan hier beschreven. We aanvaarden hiervoor geen aansprakelijkheid. Dit heeft hoe dan ook geen invloed op uw rechten die de GDPR u geeft en die u vanaf 25 mei 2018 kan uitoefenen.